Xapiens Teknologi Indonesiamembuka lowonganProject Admin

Bergabunglah dengan tim kami sebagai Project Administrator dan menjadi bagian penting dalam kelancaran operasional proyek-proyek strategis perusahaan. Anda akan memegang peranan krusial dalam memastikan dokumentasi yang terorganisir, komunikasi yang efektif, dan koordinasi yang mulus antara tim internal dan pihak eksternal.

Sebagai seorang Project Administrator, Anda akan bertanggung jawab penuh dalam mencatat dan mendokumentasikan secara detail dan akurat setiap poin penting yang dibahas dalam rapat internal maupun eksternal. Catatan rapat ini kemudian akan Anda rangkum menjadi ringkasan yang mudah dipahami dan didistribusikan kepada seluruh pemangku kepentingan. Lebih dari itu, Anda akan proaktif menindaklanjuti setiap butir aksi (action items) yang dihasilkan dari rapat tersebut, memastikan bahwa setiap tugas terlaksana sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.

Penyusunan laporan harian, mingguan, dan bulanan juga menjadi tanggung jawab utama Anda. Laporan-laporan ini akan menjadi fondasi bagi pemantauan kemajuan proyek dan pengambilan keputusan yang tepat. Anda juga akan memastikan bahwa seluruh dokumentasi proyek terarsip dengan rapi, mudah diakses, dan selalu diperbarui.

Selain itu, Anda akan menjadi motor penggerak dalam koordinasi logistik dan kebutuhan administratif untuk setiap pertemuan tim, baik internal maupun eksternal. Persiapan materi rapat, penjadwalan pertemuan, dan konfirmasi kehadiran peserta adalah bagian dari rutinitas Anda. Keahlian Anda dalam menyusun dan mengorganisir panduan pengguna atau manual proyek juga akan sangat dihargai, memastikan bahwa setiap panduan mudah dipahami dan diterapkan oleh pengguna.

Terakhir, Anda akan menjadi tangan kanan Project Manager dalam memantau kemajuan pekerjaan lapangan. Anda akan mengumpulkan pembaruan lapangan, mengidentifikasi setiap potensi hambatan atau area yang membutuhkan perhatian lebih, dan memastikan bahwa setiap tonggak pencapaian (milestones) terpenuhi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Tanggung Jawab Utama:

• Mencatat risalah rapat secara detail dan akurat selama rapat internal dan eksternal.
• Mendistribusikan ringkasan rapat dan menindaklanjuti butir aksi (action items) dengan pemangku kepentingan terkait.
• Menyusun dan mengorganisir laporan kerja harian, mingguan, dan bulanan, serta memelihara dokumentasi proyek yang komprehensif.
• Memastikan bahwa semua laporan diperbarui, akurat, dan dapat diakses oleh anggota tim proyek.
• Mengkoordinasikan kebutuhan logistik dan administratif untuk rapat tim internal dan rapat eksternal dengan pengguna.
• Mempersiapkan materi rapat, menjadwalkan janji temu, dan mengonfirmasi ketersediaan peserta.
• Membantu dalam membuat dan mengorganisir panduan pengguna atau manual untuk hasil proyek.
• Berkolaborasi dengan anggota tim untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan dan memastikan panduan mudah digunakan dan komprehensif.
• Mendukung Manajer Proyek dalam melacak kemajuan pekerjaan lapangan, memastikan bahwa tonggak pencapaian (milestones) terpenuhi sesuai jadwal.
• Mengumpulkan pembaruan pekerjaan lapangan dan mengidentifikasi setiap perbedaan atau area yang membutuhkan perhatian tambahan.

Kualifikasi:

• Pengalaman yang terbukti dalam peran administratif atau dukungan proyek.
• Keterampilan organisasi dan multitasking yang kuat.
• Keterampilan komunikasi yang sangat baik, baik verbal maupun tertulis.
• Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Berorientasi pada detail.
• Mampu beradaptasi dengan lingkungan proyek yang dinamis.
• Mampu bekerja secara mandiri dan dalam lingkungan tim.
• Bersedia bekerja di Slipi, Jakarta Barat selama 3 bulan.

Benefit

Kami menawarkan kompensasi yang kompetitif dan lingkungan kerja yang suportif dan kolaboratif. Anda akan mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan Anda dan berkontribusi pada proyek-proyek yang berdampak signifikan.

Kesempatan Karir

Posisi Project Administrator ini merupakan batu loncatan yang ideal untuk mengembangkan karir Anda di bidang manajemen proyek. Dengan kinerja yang baik, Anda berpotensi untuk berkembang menjadi posisi yang lebih strategis dalam perusahaan.